提案制度對主管的教育訓練
公司過去也推過提案制度,但往往一兩年後就無疾而終,這一次我重新推動提案制度,至今已是第五年,這樣持續性的執行力,在公司也算是少見。雖然值得誇口,但去年起,全公司執行的力道已有些衰減,不想辦法再推一把,很容易敷衍了事、無疾而終。我重新檢討,決定把2009年的重點擺在提升主管的責任與能力。首先我在2008年年底先公佈新增一項獎酬配套,當部門團體達到提案某部分成績時,增加部門獎勵金,讓部門主管有籌碼可以犒賞自己同仁,也以此為誘因,讓主管主動引導部門同仁,強化提案改善。其次,我規劃一項針對主管的提案制度教育訓練。過去幾年我每年都針對提案制度進行教育訓練,一年聘請外部專業講師對提案制度的觀念、改善手法等等進行講課,隔年就由我或公司同仁針對制度辦法、作業流程、或案例分享進行講解,如此進行好幾年。但對象是所有同仁,結果反而把主管給忽略,這幾年的經驗發現,有許多主管還是一知半解、觀念模糊,對辦法流程不熟悉,沒有輔導經驗。我們把提案的審核權下放給每個部門的主管,因此針對主管的教育訓練其實是很重要的,而過去是疏忽了。教育訓練幾個主要重點:主管審核部門同仁提案的重點;主管輔導部門同仁改善的技巧;請推廣較好的部門主管現身說法,講授其推廣成績較佳的經驗與秘訣。這是屬於制度辦法的內部教育訓練,所以講師當然就是我囉!要讓公司所有一、二級主管約60人全員到齊,坐在教室聽我們講課四小時,這可不是一件容易的事,縱使尊重主辦單位,也總會有許多理由或緊急事件,突然失蹤,事先得想好如何運作,要不然成效將大打折扣!我們有許多小構思,1. 事前一個月就由同仁親自一一邀請,展現最大誠意,同時規劃兩場,任君挑選。2. 標題是「提案制度主管座談會」,這是座談會,不是教育訓練,降低敵意。3. 既然是座談會,當然氣氛得輕鬆一些,飲料、點心是必要的,花點小錢,果然大家都很高興。4. 最重要的是,得找老闆加持。當然啦,我得花一些功夫說服老闆前來,在我講了一大堆之後,大老闆居然同意,不僅座談會開始,講了許多鼓勵主管及推動提案制度的決心,講完後,竟然就坐下來,我一時愣住,心想,「老闆,我要正式講課,你不是該走了嗎?」,就這樣,這位以行銷業務掛帥對內部管理往往嗤之以鼻的大老闆,破天荒從未有過的坐下來聽我講課,雖然30分鐘後離席,這也太難能可貴了,同時也給所有主管一個明確的支持訊號。隔個星期的第二場座談會,我更聰明了,找到二老闆,除了說明一大堆之外,同時有意無意的暗示他上星期講課情形,果然,輸人不輸陣,這回二老闆不僅也講一些話,同時就坐在台下,超過一小時半的時間,聽我把課講完。整個提案制度主管座談會大概分三個段落,第一部份由我主講,主要講主管的審核角色,包含提案制度的觀念、提案制度表單填寫與審核常見的問題、特殊提案的審核流程;其次是改善手法的review,包含五五法、防錯法、ECRS等觀念。第二部分我請兩個不同部門的主管講一下他們推動的經驗、案例、及感想。第三部分是Q&A座談,既然是座談會,這還是必要的,反正大家都熟識,好話壞話也豪不避諱。就這樣我也完成2009年所規劃的對主管的提案制度教育訓練。我一直認為,教育訓練有兩個目的,第一當然是提供教育訓練的功能,第二我覺得也很重要,就是利用教育訓練,達到宣導的目的,傳遞公司持續推動制度的決心,這也是專案推動者不可忽略的要素。


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